INFORMATION OM BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER

Arbetsträning (anvisad av kommun)

Kortfattad information

När du genomför arbetsträning i någon av Stockholms Stadsmissions verksamheter behandlar Stockholms Stadsmission dina personuppgifter. Samtliga personuppgifter som behandlas för att du ska kunna genomföra arbetsträning hos oss är kommunen personuppgiftsansvariga för. När vi behandlar dessa uppgifter gör vi det i egenskap av personuppgiftsbiträde. Detta innebär att vi endast får behandla dessa personuppgifter i enlighet med kommunens skriftliga instruktioner. Instruktionerna finns nedtecknade i ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal.

För dig som deltar i arbetsträning innebär detta att om du vill utöva din rätt att till exempel begära tillgång till dina personuppgifter, så är det kommunen du ska vända dig till i första hand.

Stockholms Stadsmission är dock personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter vid studiebesök, när det gäller utskick av information (direkt marknadsföring) samt när vi tar fram statistik att användas i vår egen verksamhet.

Samtliga personuppgifter lagras i säkra IT-system och är endast tillgängliga för behöriga medarbetare inom Stockholms Stadsmission samt IT- och systemförvaltare.
Om du skickar en begäran om dina rättigheter som registrerad kommer vi att behandla dina personuppgifter för att hantera din begäran.
Samtliga personuppgifter som registreras i vårt datasystem gallras senast 3 månader efter att din placering hos oss har upphört. Dina personuppgifter raderas tidigare om vi godkänner din begäran att få dina personuppgifter raderade.
Du har rätt att få tillgång till, begära rättelse eller radering av dina personuppgifter. Du har också rätt att begära begränsning av eller invända mot personuppgiftsbehandlingen.
Du kan när som helst meddela oss att du inte vill ha några fler utskick av information till din mejl. Om du meddelar oss detta måste vi genast sluta att skicka denna information till dig.
Du kan alltid vända dig till oss med frågor om varför och hur vi behandlar dina personuppgifter.

Informationen nedan är på svenska. Om du vill ta del av informationen på ett annat språk, använd dig av ett digitalt översättningsverktyg, exempelvis Google Translate.

Introduktion

Det här dokument syftar till att ge dig information om hur Stockholms Stadsmission behandlar dina personuppgifter. Observera att dokumentet endast avser den behandling av personuppgifter som Stockholms Stadsmission är personuppgiftsansvarig för, d.v.s. behandling av personuppgifter som sker vid studiebesök, för att skicka ut information via mejl (direkt marknadsföring) och för att ta fram statistik att användas av Stockholms Stadsmission.

Stockholms Stadsmission respekterar din integritet och värnar om dina personuppgifter. All behandling av personuppgifter sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

1. Behandling av personuppgifter

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en levande fysisk person. Exempel på personuppgifter är namn och kontaktuppgifter såsom telefonnummer, adress och mailadress.

Vad menas med känsliga personuppgifter?

Med känsliga personuppgifter menas uppgifter som avslöjar till exempel etiskt ursprung, religiös övertygelse, uppgifter om hälsa eller om en persons sexuella läggning.

Vad menas med integritetskänsliga personuppgifter?

Med integritetskänsliga uppgifter avses andra uppgifter som är särskilt skyddsvärda, till exempel uppgifter som rör en persons privata sfär eller uppgifter om sociala förhållanden.

Vad är en personuppgiftsbehandling?

Med behandling av personuppgifter menas all hantering som görs med personuppgifter. Det kan till exempel vara att samla in, registrera eller lagra uppgifterna.

1.1. Vilka personuppgifter behandlas?

Stockholms Stadsmission behandlar enbart personuppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna skicka information till dig samt för att vi ska kunna ta fram statistik. Personuppgifterna lämnas till oss av kommunen eller dig som deltagare.

Studiebesök
Studiebesöket syftar till att ge deltagaren en bild av verksamheten och att säkerställa en god matchning av arbetsträningsplats. Vi dokumenterar aldrig någonting om deltagaren vid eller efter ett studiebesök. Vid studiebesök kan vi spara deltagarens initialer, insats samt kontaktuppgifter till uppdragsgivaren. Om möjligt sker kontakt inför studiebesök via uppdragsgivaren. Om detta inte är möjligt, exempelvis om en privatperson tar kontakt eller om det inte finns en kontaktperson hos uppdragsgivaren, kan vi tillfälligt spara telefonnummer till deltagaren.

Placering och registrering i stödsystemet
Efter att uppdragsgivaren fattat beslut om att du ska genomföra arbetsträning hos Stockholms Stadsmission, skickas beslutet till oss. Vår administratör lägger in dina personuppgifter i ett digitalt system som vi använder för att dokumentera insatsen. I systemet skapas en profil för dig där handledaren samlar in nödvändig information och dokumentation om dig, för att vi ska kunna genomföra insatsen.

De personuppgifter vi behandlar om dig är:

Din mejladress

Statistikföring

Stockholms Stadsmission tar fram verksamhetsbaserad statistik för att följa upp, utvärdera och utveckla verksamheten. Statistiken används vidare för att marknadsföra Stockholms Stadsmission och kommunicera med våra medlemmar, givare och andra parter som samverkar med oss i syfte att synliggöra Stockholms Stadsmissions verksamhet inom arbetsträning och organisationens arbete samt för att användas i organisationens årsredovisning/effektrapport. För att kunna ta fram statistik överförs data från stödsystemet till Stockholms Stadsmissions datalager. Personuppgifterna som överförs är namn, födelsedatum och kontaktuppgifter från din profil samt referensnummer, och ärendenummer. Därutöver överförs uppgifter om vilken insats du deltar i, placeringens period samt avslutskategori. Inga känsliga eller integritetskänsliga uppgifter överförs. De kategorier av personuppgifter som ligger till grund för framtagningen av statistik är referensnummer, ärendenummer, vilken insats du deltar i, placeringens period samt avslutskategori. Personuppgifterna anonymiseras när statistiken tas fram med stöd av analysverktyget Microsoft Power BI.

Tillgodose den registrerades rättigheter

För att tillgodose dina rättigheter (se nedan i avsnitt 2) kan vi behöva behandla ditt namn samt mejladress och/eller telefonnummer samt eventuellt din postadress

1.2. För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?

Studiebesök

När du bokar en tid för studiebesök hos oss kan vi registrera kontaktuppgifter till dig (telefonnummer och dina initialer). Registreringen sker för att vi ska kunna kontakta dig om vi får förhinder den bokade tiden samt för att omboka tiden. Uppgifterna raderas när du varit hos oss på studiebesök.

Utskick av information

Stockholms Stadsmission behandlar din mejladress i syfte att kunna skicka information till dig om aktiviteter eller insatser som Stockholms Stadsmission erbjuder eller som anordnas av externa aktörer men som kan vara relevant till dig.

Statistikföring
Stockholms Stadsmission behandlar personuppgifter om dig för att kunna ta fram verksamhetsbaserad statistik. När statistiken tas fram anonymiseras dina personuppgifter. Statistiken tas framför att följa upp, utvärdera och utveckla verksamheten, för att marknadsföra Stockholms Stadsmission och kommunicera med våra medlemmar, givare och andra parter som samverkar med oss i syfte att synliggöra Stockholms Stadsmissions verksamhet inom arbetsträning och organisationens arbete samt för att användas i organisationens årsredovisning/effektrapport.

1.3. Vilka är de rättsliga grunderna för behandling av dina personuppgifter?

Intresseavvägning som rättslig grund
Vi behandlar dina personuppgifter, telefonnummer och dina initialer inför studiebesök, för att skicka ut information samt för att ta fram statistik, med stöd av den rättsliga grunden intresseavvägning. Intresseavvägningen innebär att Stockholms Stadsmission gjort bedömningen att organisationens berättigade intresse av behandlingen väger tyngre än den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade. Telefonnummer och initialer inför studiebesök är nödvändiga för att vi ska kunna kontakta dig om vi får förhinder den bokade tiden för att vi ska kunna avboka tiden och boka en ny tid. Direkt marknadsföring (utskick av information) anses vara ett berättigat intresse för Stockholms Stadsmission och den registrerade anses ha ett intresse av att informeras om olika aktiviteter och insatser som erbjuds. Utskick sker först efter att deltagaren har medgett att vi skickar ut information. Om deltagaren inte längre vill ha dessa mejl kan deltagaren när som helst invända mot utskicken eller meddela organisationen att den inte längre vill ha några utskick, varpå organisationen är skyldig att omedelbart sluta skicka ut dessa mejl. Stockholms Stadsmission har också ett berättigat intresse av att ta fram verksamhetsbaserad statistik för att kunna utvärdera och utveckla verksamheten, i opinionsbildnings-, kommunikations- och marknadsföringssyfte samt att användas i årsredovisning/effektrapport. När statistiken tas fram anonymiseras personuppgifterna. Stockholms Stadsmission har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot förlust och obehörig åtkomst. Samtliga uppgifter lagras i GDPR-säkra IT-system där de skyddas genom auktorisering, autentisering, kryptering, behörighetsstyrning, säkerhetsloggning och säkerhetskopiering.

Vill du veta mer om hur vi bedömt Stockholms Stadsmission berättigade intresse och kommit fram till resultatet av intresseavvägningen är du alltid välkommen att kontakta oss på gdpr [at] stadsmissionen.se (gdpr[at]stadsmissionen[dot]se).

Rättslig förpliktelse som rättslig grund
Den personuppgiftsbehandling som kan förekomma om du vill använda dig av någon av dina rättigheter grundas på den rättsliga grunden rättslig förpliktelse.

1.4. Hur länge sparas personuppgifterna?

Dina personuppgifter gallras senast 3 månader efter att du avslutat din arbetsträning hos oss.

Om du begär att få dina rättigheter tillgodosedda, se nedan i kap 4. Tabell över vår behandling av dina personuppgifter.

1.5. Vem har tillgång till dina personuppgifter?

De medarbetare inom Stockholms Stadsmission som kan ta del av dina personuppgifter är personal som behöver ta del av dem för att utföra uppgifter inom arbetsträning (systemförvaltare, administratör, din handledare, enhetschef samt butikschef i den verksamhet som du arbetstränar i). Stockholms Stadsmission har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot förlust och obehörig åtkomst. Samtlig personal som kan ta del av uppgifterna har undertecknat ett sekretessavtal, vilket innebär att de inte får lämna dina uppgifter vidare vare sig muntligen eller skriftligen. Alla användare i stödsystemet har personliga konton och loggar in med bank-ID. Användarnas sökningar och rörelser loggas i systemet och är spårbara. Samtliga uppgifter som lagras i våra IT-system skyddas genom auktorisering, autentisering, kryptering, behörighetsstyrning, säkerhetsloggning och säkerhetskopiering och är endast tillgängliga för behöriga medarbetare samt IT- och systemförvaltare.

Stockholms Stadsmission överför inte dina personuppgifter till tredjeländer, dvs. länder utanför EU/EES-området, då de servrar och molntjänster som används finns inom Sverige eller EU.

2. Vilka är dina rättigheter?

2.1 Allmänt

Stockholms Stadsmission (org. Nr 802003-1954), adress Box 35, 131 06 Nacka, mejladress gdpr [at] stadsmissionen.se (gdpr[at]stadsmissionen[dot]se) och telefonnummer 08-684 230 00, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter (avseende utskick av information och framtagande av statistik). Det innebär att vi är ansvariga för att dina personuppgifter behandlas korrekt och i enlighet med tillämplig lagstiftning.

När du arbetstränar hos Stockholms Stadsmission har du flera rättigheter. Om du vill utöva dina rättigheter eller har frågor som rör Stockholms Stadsmissions behandling av dina personuppgifter kan du vända dig till oss via mejl gdpr [at] stadsmissionen.se (gdpr[at]stadsmissionen[dot]se) eller telefon 08-684 230 00.

Stockholms Stadsmission är skyldiga att hantera en begäran från dig så snart som möjligt, men senast inom en månad. I vissa fall, när ärendet är komplext, har vi rätt att förlänga tiden till totalt max tre månader.

Om du har några invändningar eller klagomål angående hur vi behandlar dina personuppgifter kan du kontakta Integritetsskyddsmyndigheten (imy [at] imy.se (imy[at]imy[dot]se)). Läs mer om dina rättigheter nedan.

2.2 Rätten till tillgång

Du har rätt att få veta om Stockholms Stadsmission behandlar dina personuppgifter. Om Stockholms Stadsmission behandlar dina personuppgifter har du rätt att få en kopia på personuppgifterna – ett så kallat registerutdrag – tillsammans med viss närmare information. Du kan bara begära ut information om dina egna personuppgifter och kan inte lämna fullmakt till någon annan att begära ut uppgifter om dig.

2.3 Rätten till rättelse

Om du anser att personuppgifter som rör dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få uppgifterna rättade eller kompletterade.

2.4 Rätten till radering

Du kan i vissa fall få dina personuppgifter raderade, det gäller bland annat om uppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål som de samlades in för. Till exempel om du inte längre vill att vi skickar ut information via mejl.

2.5 Rätten till begränsning

Du har i vissa fall, till exempel om du har begärt rättelse, radering eller gjort en invändning mot behandlingen av dina personuppgifter, möjlighet att kräva begränsning av behandlingen av dina personuppgifter.

2.6 Rätten att göra invändningar

Du har rätt att när som helst invända mot Stockholms Stadsmissions behandling av dina personuppgifter när behandlingen grundas på den rättsliga grunden intresseavvägning. Om du invänder mot personuppgiftsbehandlingen och Stockholms Stadsmission inte kan visa avgörande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen får Stockholms Stadsmission inte fortsatt behandla dina personuppgifter. Du har rätt att begära att dina personuppgifter begränsas under tiden Stockholms Stadsmission behandlar din invändning.

Du har alltid rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter för direkt marknadsföring. Om du invänder mot behandlingen som sker för direkt marknadsföring måste vi omedelbart sluta att skicka ut denna information till dig.

3. Ändringar

Om Stockholms Stadsmission genomför några ändringar gällande behandlingen av dina personuppgifter kommer vi att informera om detta genom att tillhandahålla en uppdaterad version av detta dokument på Stockholms Stadsmissions hemsida samt skicka den nya integritetspolicy till dig via den digitala stödsystem som används för dokumentering av insatsen .

4. Tabell över vår behandling av dina personuppgifter

Nr	Vilka personuppgifter behandlas?	För vilket ändamål behandlas personuppgifterna?	Vilken är den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter?	Hur länge sparas personuppgifterna?
Studiebesök	Telefonnummer Dina initialer	För att kunna kontakta den registrerade vid ev. förhinder samt omboka tiden	Intresseavvägning	Uppgifterna raderas så snart studiebesöket genomförts
Utskick av information	Mejladress	Att skicka information om aktiviteter eller insatser som Stockholms Stadsmission erbjuder.	Intresseavvägning	Personuppgifter gallras senast 3 månader efter placeringens avslut.
Statistikföring	Namn, kontaktuppgifter, födelsedatum, ärendenummer, referensnummer, vilken insats du deltar i, placeringens period samt avslutskategori förs över till analysverktyget Microsoft Power BI. Från dessa uppgifter används anonymiserade uppgifter om referensnummer, ärendenummer, vilken insats du deltar i, placeringens period samt avslutskategori vid framtagande av statistik.	Att ta fram statistik på individnivå för att följa upp och utvärdera insatserna. Statistiken används även i organisationens årsredovisning/effektrapport samt i opinionsbildnings-, kommunikations- och marknadsföringssyfte.	Intresseavvägning	Personuppgifter gallras senast 3 månader efter placeringens avslut.
Tillgodose den registrerades rättigheter	Namn samt telefonnummer eller mejladress samt eventuellt postadress	Att kunna kontakta den registrerade som vill utöva sina rättigheter samt att återkoppla när åtgärd har utförts.	Rättslig förpliktelse	Raderas direkt efter att återkoppling skett. Vid enklare ärenden ska återkoppling ske omgående, dock senast inom en månad efter inkommen begäran. Vid komplexa ärenden ska återkoppling ske inom högst tre månader efter inkommen begäran.